Кейс: Как Telegram-бот помог оптимизировать и организовать работу 450 волонтеров за 3 дня

9 апреля, 2024

Как в кратчайшие сроки эффективно организовать и структурировать работу сотен волонтеров, регистрирующих участников в викторине, сразу в нескольких городах?

Именно с таким запросом к нам обратился клиент, которому предстояло провести региональную викторину в рамках патриотического проекта “Крым и Россия — 10 лет вместе”.

Основные проблемы заказчика заключались в выстраивании и координации работы более 450 волонтеров проекта на 179 площадках. А также занесении корректных данных при регистрации участников в викторине и обеспечении безопасного хранения информации. Все это осложнялось сжатыми сроками – на организацию мероприятия отводился всего месяц, за это время необходимо было обучить волонтеров и организовать все рабочие процессы.

Коротко о  проекте

Цель проекта — регистрация заполненных купонов региональной викторины от жителей городов, которые решили принять участие в розыгрыше ценных призов.

Помимо основной викторины, необходимо было организовать работу еще двух проектов: социальная акция «65+», акция «Мультпоход». Мероприятия включали в себя регистрацию участников и вручение социальных призов для разных групп населения.    

Для решения задач заказчика мы разработали Telegram-бота, который упростил и упорядочил работу сотен волонтеров на проекте. 

Функционал Telegram-бота:

1. Авторизация  в боте

Волонтер осуществляет авторизацию в боте при помощи ввода одноразового пароля, который был выдан администраторами бота. Пароль из шести знаков может быть использован только один раз. При вводе неправильного пароля 3 раза пользователь попадает в бан.

Авторизация в боте

2. Возможность выбора проекта

В меню бота расположены кнопки с названием доступных проектов. Волонтер выбирает проект, в котором необходимо зарегистрировать участника.

Главное меню бота

3. Регистрация участника в розыгрыше

Для регистрации необходимо ввести данные участника: ФИО, дату рождения, номер телефона, населенный пункт, улицу, номер дома и номер квартиры. Если все данные были введены корректно, бот отправляет сообщение о том, что регистрация прошла успешно. 

Строгий формат заполнения данных значительно сокращает время и упрощает процесс регистрации пользователей в проекте.

Необходимые данные для регистрации

4. Индивидуальные настройки под проекты

Так как для заказчика важно было объединить 3 разных проекта в 1 Telegram-боте, было принято решение сделать индивидуальные настройки  для каждого:

  • В акции «65+» были внесены ограничения по возрасту, так бот не даст зарегистрировать участников младше 65 лет.
  • В акции «Мультпоход» также были внесены ограничения по возрасту, согласно требованиям. Так бот не даст зарегистрировать ребенка в возрасте до 1 и старше 8 лет.
  • В викторине действуют сразу несколько ограничений: вводимый номер билета должен быть уникальным и состоять из 6 цифр, при вводе номера, состоящего из меньшего или большего количества цифр бот выдаст ошибку и попросит ввести корректный номер.

Такой функционал помогал избежать ошибок при регистрации участников и не допустить регистрацию человека в акции, которая на него не рассчитана.

Индивидуальные настройки проектов

5. Функционал исключения задвоения регистраций

Каждый из проектов требовал исключения повторных регистраций пользователей, поэтому в бота была добавлена автоматическая проверка данных на уникальность.

Так система не позволяла зарегистрировать человека, если до этого уже была осуществлена регистрация с таким же ФИО и датой рождения, или номером билета

Исключение задвоения регистраций

6. Хранение данных участников

Все данные, которые были занесены в бота, автоматически переносились в единую базу участников. Эти данные хранились в админ-панели, в которой можно было увидеть всю необходимую информацию об участниках, зарегистрированных в боте.

Доступные функции в админ-панели:

  •  фильтрация и поиск отдельных пользователей по ФИО или дате рождения;
  •  просмотр всех зарегистрированных пользователей в блоке “Участники”;
  •  выгрузка общим списком данных в форматах: excel, word, pdf.

В результате использования Telegram-бота клиент смог:

  1.   Объединить 3 проекта в одном месте.
  2.   Организовать работу 450 волонтеров за 3 дня.
  3.   Снизить вероятность возникновения ошибок при вводе персональных данных.
  4.   Привлечь в проект 75 000 участников за 3 дня.

Бот с подобным функционалом будет полезен:

  •  HR-специалистам для проведения мероприятий внутри коллектива.
  •  Event-менеджерам для организации праздников с большим количеством посетителей.
  •  Организаторам дня открытых дверей в университетах для регистрации абитуриентов и другим.

Компания «Маркетика» может помочь вам автоматизировать процесс регистрации участников с помощью разработки и внедрения персонального Telegram-бота.

Нужен Telegram-бот? Оставьте заявку и наш менеджер свяжется с вами для обсуждения деталей.

Более подробно ознакомиться с другими кейсами создания чат-ботов в Telegram можно по  ссылке.

Будем рады сотрудничеству!

предыдущая статья

Начать проект

    Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности.