Как в кратчайшие сроки эффективно организовать и структурировать работу десятков и сотен волонтеров сразу в нескольких городах?
Именно с такой проблемой к нам обратился клиент, которому предстояло организовать региональную викторину с участием более 450 волонтеров на 179 офлайн точках.
Главная проблема для заказчика заключалась не столько в сжатых сроках (на внедрение решения отводился один месяц), сколько в необходимости значительно упростить процесс работы волонтеров. Важно было автоматизировать и сократить время ввода персональных данных, предотвратить внесение некорректной информации, а также обеспечить ее хранение в едином формате.
Коротко о самом проекте: на протяжении месяца жители городов получали билеты для участия в розыгрыше региональной викторины, для активации билета в розыгрыше нужно было прийти на один из пунктов и зарегистрировать свой билет у волонтера.
Мы предложили клиенту автоматизировать работу с помощью создания Telegram-бота, и, как выяснилось впоследствии, не прогадали.
Рассмотрим подробнее возможности бота, разработанного компанией «Маркетика»:
1. Авторизация
Вход в бота осуществляется через ввод одноразового пароля, который выдается на избирательном участке, к которому прикреплен человек. Пароль из шести знаков может быть использован только один раз. При введении неправильного пароля 3 раза пользователь попадает в бан.
Авторизация в боте
2. Выбор проекта в боте
В меню бота расположены кнопки для выбора проекта. После выбора проекта бот отправляет пользователю сообщение с согласием на обработку персональных данных.
Главное меню бота
3. Регистрация пользователя в розыгрыше
Для регистрации в розыгрыше пользователь должен ввести необходимые для участия данные: ФИО, дату рождения (в предложенном формате), номер телефона, населенный пункт, улицу, номер дома и номер квартиры.
Необходимые данные для регистрации
Если все данные были введены корректно, бот отправляет сообщение о том, что регистрация прошла успешно.
Сообщение об успешной регистрации
4. Индивидуальные настройки под проекты
При разработке бота были предусмотрены ограничения для регистрации: проверка по дате рождения и невозможность зарегистрировать одного и того же человека в разных викторинах. Далее описаны требования для регистрации в каждом проекте.
В проекте «Акция 65+» есть ограничение по возрасту. Бот не дает зарегистрироваться пользователю младше 65 лет.
Ограничение в регистрации по возрасту
В проекте «Акция Мультпоход» действует ограничение по возрасту ребенка. Необходимо, чтобы возраст ребенка составлял от 1 года до 8 лет. В случае если пользователь введет данные ребенка старше 8 лет, бот выдаст ошибку.
Ограничение в регистрации по возрасту ребенка
В проекте «Викторина с розыгрышем призов» необходимо ввести уникальный номер билета, состоящий из 6 цифр, который человек получает на своем избирательном участке. Если пользователь введет комбинацию из 7 и более цифр, бот выдаст ошибку и попросит заново ввести код из 6 цифр.
Ограничение в регистрации по количеству символов билета
5. Проверка пользователя на уникальность при регистрации
При регистрации в проекте происходит автоматическая проверка на уникальность: зарегистрироваться в боте несколько раз с одними и теми же ФИО и датой рождения не получится.
Ограничение в регистрации при повторной регистрации пользователя
Также бот выдаст ошибку, если пользователь введет комбинацию из 6 цифр, которая ранее была зарегистрирована в боте другим пользователем.
Ограничение в регистрации при совпадении номера билета
6. Автоматическая передача информации по API
В Telegram-боте предусмотрена функция формирования единой базы пользователей, участвующих в викторине. Далее есть возможность автоматической передачи полученной информации по API.
7. Админ-панель
Админ-панель позволяет организаторам авторизоваться в системе и увидеть всю необходимую информацию об участниках, прошедших регистрацию в боте.
Доступные функции в админ-панели:
- добавление пользователей и редактирование их данных;
- фильтрация и поиск отдельных пользователей по ФИО или дате рождения;
- просмотр всех зарегистрированных пользователей в викторине в блоке “Участники”;
- выгрузка общим списком данных в форматах: excel, word, pdf.
Админ панель
Так Telegram-бот, разработанный компанией «Маркетика» в марте 2024 года, помог:
1. Упростить регистрацию в викторине, так как в боте есть четкие формы заполнения данных.
2. Снизить вероятность возникновения ошибок при вводе персональных данных, так как бот анализирует правильность заполненной информации, и, в случае чего, просит ввести ее повторно.
3. Сформировать единую базу участников, которая хранится в одном месте, при этом исключается вероятность потери этой информации.
Итог
Компания «Маркетика» может помочь вам автоматизировать процесс регистрации участников с помощью разработки и внедрения персонального Telegram-бота. Благодаря использованию бота в организации масштабного офлайн мероприятия с большим количеством участников вы сможете упростить:
- регистрацию пользователей;
- сбор большого объема данных участников;
- фильтрацию и выгрузку данных в удобном формате;
- создание единой базы зарегистрированных пользователей;
Нужен Telegram-бот? Оставьте заявку ниже и наш менеджер свяжется с вами для обсуждения деталей.
Команда Маркетики разработала более 20 Telegram-ботов для различных компаний. Более подробно ознакомиться с другими кейсами создания чат-ботов в Telegram можно по ссылке.
Будем рады сотрудничеству!